Согласно статье 151 Гражданского Кодекса Республики Казахстан сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной).
Сделка, для которой законодательством или соглашением сторон не установлена письменная (простая либо нотариальная) или иная определенная форма, может быть совершена устно.
При этом в статье 152 Гражданского Кодекса Республики Казахстан указано, что письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме.
К совершению сделки в письменной форме приравнивается, если иное не установлено законодательством или соглашением сторон, обмен письмами, телеграммами, телефонограммами, телетайпограммами, факсами, электронными документами, электронными сообщениями или иными документами, определяющими субъектов и содержание их волеизъявления.
А в статье 153 Гражданского Кодекса Республики Казахстан указано, что несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора подтверждать ее совершение, содержание или исполнение свидетельскими показаниями. Стороны, однако, вправе подтверждать совершение, содержание или исполнение сделки письменными или иными, кроме свидетельских показаний, доказательствами.
В случаях, прямо указанных в законах Республики Казахстан или соглашении сторон, при несоблюдении простой письменной формы сделка считается ничтожной. То есть признание сделки – недействительной.
Согласно статьям 6 и 7 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», операции и события отражаются в бухгалтерском учете с подкреплением оригиналами первичных документов. Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов, которые составляются в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.
А налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета (п.3 ст. 190 Налогового Кодекса Республики Казахстан).
Так же в статье 190 Налогового Кодекса Республики Казахстан указано, что налоговый учет — это процесс ведения налогоплательщиком (налоговым агентом) учетной документации в соответствии с требованиями Налогового Кодекса.
При этом к учетной документации относится бухгалтерская документация – для лиц, на которых в соответствии с Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" возложена обязанность по ее ведению, а для индивидуальных предпринимателей, которые вправе не осуществлять ведение бухгалтерского учета - первичные учетные документы, и для всех налогоплательщиков (налоговых агентов) так же к учетным документам относятся налоговые формы которые включают в себя налоговые регистры.
Однако несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, которые вправе не осуществлять ведение бухгалтерского учета в соответствии с пунктом 2 статьи 2 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» они обязаны составлять и хранить первичные документы. В том числе, данная категория налогоплательщика (налогового агента) не освобождена от ведения налогового учета.
И согласно статье 202 Налогового Кодекса Республики Казахстан индивидуальные предприниматели, не осуществляющие ведение бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", применяют первичные учетные документы, формы и требования по составлению которых утверждаются уполномоченным органом.
В пункте 5 статьи 215 Налогового Кодекса Республики Казахстан указано, что для индивидуальных предпринимателей, которые в соответствии с Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" не осуществляют ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности, уполномоченный орган вправе устанавливать формы налоговых регистров для отражения информации по учету не только полученных доходов, но приобретенных товаров, работ и услуг.
Так в налоговом регистре по учету приобретенных товаров, работ и услуг (приложение 13 Приказа Министра финансов Республики Казахстан от 19 марта 2018 года № 388) отражается номер и дата первичного документа.
В пункте 3 статьи 242 Налогового Кодекса Республики Казахстан указано, что вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.
Вывод:
Таким образом, как у юридических лиц, так и у индивидуальных предпринимателей независимо от применяемого налогового режима должны быть оригиналы первичных документов. При этом первичные документы могут быть как на бумажных, так и на электронных носителях. Документы в электронной форме должны быть подписаны с помощью ЭЦП.
В статье 7 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» указано, что электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
Так же рекомендовано заключать договора в письменной форме, даже в том случае если письменная форма не требуется в соответствие с гражданским законодательством, поскольку это позволит в будущем избежать недоразумений, будет являться защитой и гарантией всех участников сделки. При этом очень немало важную роль играет и тот факт, как наличие оригиналов первичных документов.